Ministerul Muncii, Familiei, Tineretului și Solidarității Sociale – pe scurt Ministerul Muncii - a postat în dezbatere publică proiectul de Hotărâre de Guvern privind Registrul General de Evidență a Salariaților – REGES Online.
Păi nu aveam o hotărâre de guvern pentru asta deja ( HG 905/2017 ) ?
Dacă ți-ai pus întrebarea asta înseamnă că ai sărit prea repede peste denumirea hotărârii de guvern, unde apare un element relevant – online.
Trecerea de la Revisal la REGES-Online reprezintă un pas important pentru angajatori și mai ales pentru angajați.
Nu voi face rezumatul proiectului de hotărâre de guvern, pentru că o poți analiza și tu accesând pagina de web a Ministerului Muncii, ci doar voi face o prezentare a lucrurilor important de știut la versiunea online. Când acest proiect va deveni hotărâre de guvern voi reveni cu mai multe detalii specifice privind obligațiile angajatorilor în gestionarea și utilizarea REGES online.
Pană atunci,
Acest proiect reprezintă un pas major în digitalizarea administrației muncii și asigură o evidență mai clară și actualizată a relațiilor de muncă.
Unul din cele mai importante schimbări aduse de nou proiect este un beneficiu important pentru angajați, și anume faptul că, odată cu noul sistem, aceștia vor putea să intre în aplicație, să își vadă istoricul profesional și să-și descarce extrase din sistem, lucru care îi va ajuta la completarea diverselor ”dosare” unde ar fi nevoie de un extras Revisal, fără a mai fi necesar a se deplasa de fiecare dată la un sediu ITM.
Pentru început ar trebui să vedem ce este acest sistem informatic.
Deci, registrul general de evidență a salariaților în varianta online este o platformă informatică destinată completării, transmiterii, gestionării, consultării și procesării informațiilor referitoare la elementele contractului individual de muncă ( date privind încheierea, modificarea, suspendarea și încetarea ), cu respectarea legislației privind protecția datelor cu caracter personal și securitatea acestora.
Principalele noutăți REGES-Online
Aplicație web și mobilă (iOS și Android)
Principala modificare propusă vizează „digitalizarea completă a procesului de gestionare a datelor privind raporturile de muncă prin eliminarea Revisal și înlocuirea cu REGES-ONLINE, un sistem informatic centralizat și accesibil online, astfel încât angajatorii să nu mai instaleze aplicații locale”.
Practic, toate operațiunile vor fi realizate printr-un portal web securizat, oferind acces extins pentru Inspecția Muncii, angajatori, salariați și autoritățile competente, din orice locație fără a mai fi necesară instalarea unei terțe aplicații, asigurându-se realizarea interoperabilității sistemului cu alte baze de date naționale.
Lucru direct în registrul online
Față de Revisal, unde angajatorii trebuiau să genereze un fișier rvs pe care să-l depună manual prin platformă sau la ghișeul ITM, REGES-Online permite introducerea și modificarea datelor direct în registru, în timp real acest lucru reducând riscul de erori și eficientizează procesarea datelor, modificările fiind active imediat.
În plus, pe lângă datele actuale din Revisal (precum: date de identificare, funcția/ocupația, tipul și durata contractului individual de muncă, salariul etc.) angajatorii vor trebui să transmită în REGES-ONLINE și informații despre locul de muncă (dacă este fix sau mobil) și durata timpului de muncă și repartizarea acestuia.
Identitate digitală, semnătură digitală, user/parola ITM
In Revisal, fiecare firmă avea un user și o parola unică, iar accesul fiind limitat la un singur utilizator pentru fiecare firmă.
In REGES-Online, autentificarea se face individual prin identitate digitală (ROeID, eIDAS) permițând un acces rapid si sigur, semnătură digitală cu validare automată a documentelor sau user și parola ITM, o altă alternativă, pentru cei fără identitate digitală.
Multi - utilizator ( angajați și prestatori )
REGES-Online introduce accesul multi-utilizator, ceea ce înseamnă că mai mulți angajați ai firmei pot gestiona registrul precum și faptul că prestatorii de servicii pot primi drepturi de acces direct în platformă.
Angajații își pot vedea contractele și extrasele direct din platformă
Prin noul portal, care va asigura o transparență mai mare, angajații vor avea acces direct și securizat la propriul istoric profesional și vor putea descărca extrase oficiale din Registru fără a mai depinde de angajator, simplificând procesul de dovedire a vechimii în muncă.
O schimbare esențială pentru protecția angajaților este că aceștia vor putea verifica în timp real situația contractuală, beneficiind de notificări automate atunci când apar modificări în CIM precum și dacă datele introduse de angajator în REGES sunt corecte și pot sesiza angajatorul în cazul unor erori.
Un angajat poate solicita extrasul din REGES în două variante : un extras centralizator cu situația completă a tuturor contractelor de muncă din trecut și prezent sau un extras individual, cu detaliile unui singur contract de muncă, pentru fiecare angajator în parte.
Generare automată de contracte, acte adiționale și adeverințe semnate electronic
Aplicația permite generarea unui număr de documente specifice activității de resurse umane, ușurând puțin activitatea de HR.
Notificări pentru expirarea contractelor, modificări salariale, revenire din concedii etc
Aplicația permite de asemenea primirea de notificări PUSH, atunci când apar modificări în contractul de muncă (schimbare salariu, suspendare, încetare) sau trimiterea de notificări către angajatori, pentru clarificări legate de relația contractuală, eliminând situația în care un angajator ar modifica ( din greșeală evident ) clauzele contractului fără ca angajatul să fie informat.
In loc de concluzii, în acest moment, putem spune că,
noul sistem REGES-ONLINE va permite simplificarea, debirocratizarea și digitalizarea, precum și folosirea eficientă a resurselor, cu respectarea legislației, aducând un sistem modern, automatizat și transparent pentru gestionarea contractelor de muncă.
Printre beneficiile sale ar trebui să amintim :
- eliminarea birocrației – fără fișiere RVS, actualizări în timp real;
- simplificarea activităților – fără deplasări la sediile ITM;
- acces pentru angajați – transparență totală asupra datelor;
- securitate îmbunătățită – autentificare digitală și acces individualizat;
- colaborare eficientă – mai mulți utilizatori pot lucra simultan.
Totodată, este important de menționat că angajatorii vor avea la dispoziție un termen de 6 luni pentru a face tranziția de la Revisal la REGES-ONLINE, iar procedura de acces în vederea completării, transmiterii și interogării datelor în/din registru va fi stabilită prin ordin al ministrului muncii, familiei, tineretului și solidarității sociale în termen de 30 de zile de la data intrării în vigoare a hotărâri de guvern.
Neîndeplinirea la timp a acestei obligații fiind considerată contravenție, și va fi sancționată cu amenzi între 15.000 și 20.000 de lei ( propunere ).
Ulterior, după expirarea perioadei de tranziție, Hotărârea Guvernului nr. 905/2017 privind registrul general de evidență a salariaților se va abroga.
